Als Admin haben Sie Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen der HIT-Website.

Dashboard

Das Dashboard zeigt eine Übersicht: Anzahl der Veranstaltungen, Gebäude, Studiengänge und Benutzer. Nutzen Sie es als Einstiegspunkt in die Verwaltung.

Veranstaltungen verwalten

Unter Veranstaltungen sehen und verwalten Sie alle gemeldeten Events. Sie können Veranstaltungen erstellen, bearbeiten und löschen. Nutzen Sie die Suche und Filter, um schnell bestimmte Einträge zu finden.

Gebäude & Räume

Unter Gebäude verwalten Sie alle Campus-Gebäude mit Räumen, Adressen und Koordinaten. Diese Daten werden im Routenplaner, in der Kartenansicht und bei der Raumzuordnung verwendet. Jedes Gebäude kann Kurzname, Campus-Zuordnung, GPS-Koordinaten und Barrierefreiheit-Infos enthalten.

Wichtig: GPS-Koordinaten (Breitengrad und Längengrad) sind erforderlich, damit Veranstaltungen in diesem Gebäude im Routenplaner und auf der Campuskarte angezeigt werden. Fehlen die Koordinaten, werden die zugehörigen Veranstaltungen stillschweigend aus der Routenberechnung entfernt — sie bleiben im persönlichen Zeitplan der Besucher sichtbar, erscheinen aber nicht in der Routenplaner-Liste. Prüfen Sie die Koordinaten nach dem Anlegen eines neuen Gebäudes.

Raumzuordnungen

Unter Raumzuordnung weisen Sie Veranstaltungen bestimmten Räumen und Zeitslots zu. Das System warnt bei Doppelbelegungen.

Melder

Unter Melder verwalten Sie die Einreicher*innen-Profile, die Veranstaltungen am HIT angemeldet haben. Sie können neue Melder direkt anlegen (Neuer Melder), bestehende Einträge bearbeiten oder löschen. Die Melder werden zusätzlich automatisch angelegt, sobald Sie über das Veranstaltungsformular eine neue Person eintragen — die E-Mail-Adresse dient als eindeutige Kennung. Wird die Veranstaltung gespeichert, erscheint der Melder direkt in der Liste.

Hinweis: Melder, die noch mit aktiven Veranstaltungen verknüpft sind, lassen sich nicht löschen. Passen Sie zuerst die Veranstaltungen an (etwa auf einen anderen Melder umstellen) oder löschen Sie sie.

Studiengänge

Verwalten Sie die Studiengangsliste unter Studiengänge. Jeder Eintrag enthält Name, Institution (Uni/HS), Fachbereich und den Link zur offiziellen Seite.

Studienfelder (Cluster)

Die Studienfelder sind in zwei Gruppen aufgeteilt: Universität (6 Cluster, inkl. Lehramt) und Hochschule (7 Cluster). Beim Anlegen eines neuen Clusters müssen Sie über das Pflichtfeld Institution angeben, zu welcher Hochschule das Cluster gehört (UNI oder HOCHSCHULE) — die öffentliche Einstiegsseite zeigt die beiden Gruppen getrennt mit Farbakzent (Uni-Rot, HS-Blau). Die Studiengänge werden den Clustern in der Studiengangs-Verwaltung zugeordnet.

Benutzer & Rollen

Unter Benutzer verwalten Sie die Zugänge. Es gibt drei Rollen: Admin (Vollzugriff), Veranstalter (eigene Events) und Öffentlich (nur Lesen). Legen Sie neue Benutzer an oder ändern Sie bestehende Rollen.

Import / Export

Unter Import / Export können Sie Veranstaltungsdaten als Excel-Datei importieren oder exportieren. Unterstützte Formate: Excel (.xlsx), PDF und HTML.

Shuttle-Busse

Unter Shuttle-Busse verwalten Sie die GPS-verfolgten Shuttle-Busse für den HIT-Tag. Sie können Busse hinzufügen, aktivieren oder deaktivieren und löschen. Für jeden Bus wird ein QR-Code generiert, den die Busbegleiter (Guides) mit ihrem Smartphone scannen. Die Guides öffnen damit eine Webseite, die ihren Standort automatisch an die HIT-Website sendet. Besucher sehen die Live-Positionen auf der Campuskarte im Routenplaner. Bei Sicherheitsbedenken können Sie den Token eines Busses jederzeit über „Token erneuern" neu generieren.

Hinweise zur Bus-Begleitung: Die Hilfskraft im Bus muss nach dem Scannen des QR-Codes einmalig den Standortzugriff im Browser erlauben. Der Tab muss während der gesamten Schicht geöffnet bleiben — bei iOS Safari pausiert die Standortübertragung, sobald das Display gesperrt wird; bei Android Chrome läuft sie meist weiter, sobald die Berechtigung einmal erteilt wurde. Bei längeren Pausen empfiehlt sich ein erneutes Öffnen des Links.

Editionen & Rollover

Jede HIT wird als eigene Edition verwaltet. Immer genau eine Edition ist aktiv (Status ACTIVE), weitere sind DRAFT (in Vorbereitung) oder ARCHIVED (abgeschlossen).

Aktuelle Edition bearbeiten: Unter Editionen (/admin/editions) kannst du HIT-Datum und Einsendeschluss der aktiven Edition anpassen. Hier wählst du auch die Veranstaltung für das Multiplikator*innen-Café aus: das Dropdown listet alle Veranstaltungen der aktiven Edition. Solange keine Veranstaltung gewählt ist, blendet die öffentliche Einstiegsseite den Link „Multiplikator*innen-Café" aus.

Neue Edition starten (Rollover): Auf der aktiven Edition auf Neue Edition starten klicken. Im Dialog:

1. Jahr eingeben (vorausgefüllt mit dem Folgejahr)
2. HIT-Datum angeben
3. Einsendeschluss optional setzen
4. Checkbox Alle Veranstaltungen übernehmen aktiv lassen, um die Veranstaltungen der aktuellen Edition als Entwürfe ins Prüfstand zu kopieren

Nach dem Rollover:

• Die alte Edition wird automatisch auf ARCHIVED gesetzt
• Die neue Edition ist ACTIVE
• Kopierte Veranstaltungen haben den Status DRAFT_FROM_ROLLOVER, ihre Zeiten sind geleert
• Der Melder bleibt erhalten, sofern das Konto noch existiert

Prüfstand

Unter Prüfstand (/admin/pruefstand) findest du alle aus dem Rollover kopierten Veranstaltungen, die noch nicht veröffentlicht sind.

Pro Zeile:

• Bearbeiten öffnet das Formular; der Status wechselt beim Speichern auf NEEDS_REVIEW. Ein Hinweis oben im Formular zeigt die Quelle an: Aus: HIT {Jahr} · {Titel}.
• Veröffentlichen flippt den Status auf PUBLISHED. Die Veranstaltung erscheint auf der öffentlichen Seite.
• Verwerfen löscht den Entwurf. Die Quellveranstaltung in der archivierten Edition bleibt unberührt.

Mehrfachauswahl mit den Checkboxen links, dann Veröffentlichen oben drücken für Bulk-Aktion.

Das Sidebar-Badge zeigt live die Anzahl noch nicht veröffentlichter Entwürfe.

Vergangene Editionen

Archivierte Editionen bleiben in der Datenbank. Kurzlinks (/s/<code>) aus einer älteren Edition funktionieren weiterhin: sie öffnen den Stundenplan schreibgeschützt mit einem Hinweis auf das ursprüngliche HIT-Jahr.